Por Karyn Nassif

Qualquer profissional de web conhece ao menos uma dúzia de histórias de guerra, vividas durante a implantação de algum sistema de gerenciamento de conteúdo.

Algumas delas tiveram finais triste para a equipe que mantinha um portal feminino, que após meses de implantação e milhares de dólares investidos, ainda precisava de 30 cliques para conseguir publicar conteúdo. Para o usuário final esta mesma matéria estava, no máximo, a três cliques de distância.

A intenção não é avaliar se três cliques é muito ou pouco, mas ressaltar que os 30 cliques com certeza geravam um belo impacto na produtividade da equipe do portal.

Afetava também a auto-estima dos redatores, que sentiam um desperdício de tempo a realização de trabalho tão repetitivo. Quando as inovações planejadas demoram muito a acontecer e a equipe não consegue publicar como deseja, fica abalada a motivação necessária para fazer do portal um grande sucesso.

Estas são algumas razões pelas quais um portal web, corporativo ou não, também pode falhar. Sempre pensamos no usuário final, na usabilidade, tendo em vista a pessoa que vai em busca da informação e que é ou será nosso cliente. Mas e os usuários internos, que produzem o conteúdo, são menos importantes? Não, pelo contrário, são as peças-chaves para que tudo dê certo.

A implantação de sistemas de gerenciamento de conteúdo tem vários objetivos, entre eles dois intimamente ligados com a usabilidade da área de publicação: agilizar a produção de conteúdo e permitir reutilização do conteúdo.

Se o sistema não for fácil de usar, se tiver um caminho de publicação difícil de se aprender, se o usuário tiver que realizar manobras para conseguir publicar determinados tipos de informação ou até mesmo mudar a lógica de que está acostumado a trabalhar para conseguir atualizar o portal, esqueça.

Estes objetivos nunca serão atingidos. Ou pior: podem trazer um custo muito maior através da rotatividade de pessoal, da perda de credibilidade da tecnologia e do sistema e, algumas vezes, até o cancelamento do projeto.

Os produtores de conteúdo devem se sentir confortáveis para trabalhar com o novo sistema da mesma maneira como buscam conforto na utilização de demais softwares, sites e portais. Da mesma forma como o site teve sua arquitetura da informação planejada como os usuários finais necessitam, a área de publicação do sistema de gerenciamento de conteúdo deve ser planejada em como os colaboradores e a empresa trabalham.

Não existe solução única e deve ser estudada caso a caso. Por exemplo, em uma empresa o Portal Corporativo (intranet moderna) pode ser organizado internamente em departamentos, em unidades de negócio ou por grupo de produtos. Já um portal de notícias pode ter sua área de publicação organizada por editorias, por publicação ou até mesmo em alguns casos por unidades de negócio.

Resumindo: para implantar um sistema gerenciador de conteúdo não basta conhecer somente o produto (portal, intranet, site, etc) e o público externo. É imprescindível conhecer a equipe interna e a forma como o conteúdo é produzido e as informações chegam até os editores.

A usabilidade interna do sistema de publicação não pode ser deixada para segundo plano e nem sequer esquecida. O sucesso do projeto depende de encarar esta questão como premissa.

• Publicado em 17/01/2005 no site WebInsider